Une formation gestion du temps aide les managers à reprendre la main sur leur agenda en combinant priorisation, time blocking et règles d’équipe, plutôt qu’en travaillant plus tard le soir. Vous trouverez ici comment tenir compte de votre chronotype, prioriser, construire une semaine en blocs, limiter les interruptions et organiser le temps de votre équipe. Pour le cadre général, consultez notre guide complet de la formation professionnelle en entreprise.
L’essentiel en 30 secondes
- Le time blocking consiste à réserver des blocs de temps à chaque type d’activité : travail de fond, réunions, messages, marges.
- La matrice d’Eisenhower classe les tâches selon leur urgence et leur importance ; elle a été popularisée par Stephen Covey.
- Les personnes interrompues finissent leurs tâches plus vite, mais avec plus de stress et de frustration (Mark, Gudith et Klocke, CHI 2008).
- Le droit à la déconnexion figure à l’article L2242-17 du Code du travail ; à défaut d’accord, l’employeur élabore une charte.
- La formation Schoolab Gestion du temps dure une demi-journée (3 h), en présentiel ou en distanciel, et réunit jusqu’à 12 participants.
Sommaire
- Pourquoi les managers manquent-ils de temps, et que peut une formation à la gestion du temps ?
- Qu’est-ce que le chronotype et pourquoi en tenir compte ?
- Comment prioriser ses tâches ?
- La règle des 3 priorités du jour
- Dire non ou déléguer
- Comment pratiquer le time blocking ?
- Semaine type en time blocking
- Comment gérer les interruptions ?
- Comment organiser le temps de toute l’équipe ?
- Checklist : 10 réglages pour reprendre la main sur votre agenda dès lundi
- Comment Schoolab forme vos managers à la gestion du temps
- FAQ : formation gestion du temps
Pourquoi les managers manquent-ils de temps, et que peut une formation à la gestion du temps ?
La gestion du temps est la façon d’organiser ses activités pour consacrer son énergie à ce qui compte. Pour un manager, elle bute sur les réunions, les sollicitations de l’équipe, le travail de fond repoussé et la charge mentale.
Un manager ne contrôle pas tout son agenda. Ses réunions sont souvent fixées par d’autres, et son équipe a besoin de lui, souvent sans prévenir. Résultat : le travail de fond glisse vers le soir.
Ce n’est pas qu’une question d’efficacité. Une charge de travail mal régulée pèse aussi sur la santé et fait partie des facteurs de risques psychosociaux.
Le problème est donc autant collectif qu’individuel. Une formation à la gestion du temps donne des méthodes, mais elle fonctionne d’autant mieux que l’équipe change aussi ses règles.
Qu’est-ce que le chronotype et pourquoi en tenir compte ?
Le chronotype est la préférence biologique d’une personne pour certaines heures d’activité et de sommeil. Il explique pourquoi certains se concentrent mieux tôt le matin, et d’autres en fin de journée.
Pour repérer vos heures de concentration, notez pendant une semaine les moments où vous travaillez facilement, et ceux où vous peinez. Deux créneaux se dégagent souvent assez vite.
Placez ensuite les tâches exigeantes sur vos pics, et les réunions ou les tâches simples sur vos creux. Méfiez-vous en revanche des typologies animales très répandues : elles ne reposent pas sur un consensus scientifique.
Comment prioriser ses tâches ?
Pour prioriser, distinguez l’urgent de l’important avec la matrice d’Eisenhower, fixez 3 priorités par jour, puis dites non ou déléguez ce qui ne relève pas de vous.
La matrice porte le nom du président américain Dwight Eisenhower ; elle a été popularisée par Stephen Covey. Elle classe chaque tâche dans l’une de quatre cases.
| Case | Action | Exemple de tâche de manager |
|---|---|---|
| Urgent et important | Faire tout de suite | Gérer un incident client majeur |
| Important non urgent | Planifier un créneau dédié | Préparer les entretiens annuels, repenser l’organisation de l’équipe |
| Urgent non important | Déléguer ou traiter vite | Répondre à une demande d’information simple |
| Ni urgent ni important | Abandonner | Lire tous les fils de messages en copie |
Pour un manager, la case « important non urgent » est la plus menacée. C’est pourtant celle qui prépare l’avenir de l’équipe.
La règle des 3 priorités du jour
La veille au soir, choisissez 3 priorités pour le lendemain, dont au moins une importante non urgente. Le reste devient secondaire.
Trois, c’est assez pour avancer et assez peu pour tenir, même dans une journée chargée. Notez-les là où vous les verrez en arrivant.
Dire non ou déléguer
Dire non ou déléguer libère du temps pour l’important. Un non bien formulé propose souvent une alternative, et une délégation bien faite fait grandir un collaborateur.
Par exemple : « Je ne peux pas cette semaine, mais je peux jeudi prochain à 10 h. » Ou encore : « Peux-tu prendre ce dossier ? On fait le point vendredi. »
Comment pratiquer le time blocking ?
Le time blocking consiste à découper son agenda en blocs réservés à un type d’activité, plutôt que de le laisser se remplir au fil des demandes. La méthode a notamment été popularisée par Cal Newport.
- Bloquez le travail de fond sur vos pics de concentration, par plages de 1 h 30 à 2 h.
- Regroupez les réunions sur quelques demi-journées plutôt que de les disperser.
- Créez des blocs messages, deux ou trois par jour, au lieu de lire en continu.
- Gardez des marges pour l’imprévu, qui arrive toujours.
- Protégez vos blocs en les rendant visibles dans l’agenda partagé.
Trois erreurs reviennent souvent : des blocs trop serrés, l’absence de marge, et des blocs non protégés que le premier rendez-vous vient écraser.
🔎 Exemple pratique : la semaine d’un manager débordé
Avant : des réunions dispersées du lundi au vendredi, des messages lus en continu, et le dossier stratégique traité le soir.
Ce qui coince : aucune plage de deux heures libre, des interruptions permanentes et une équipe qui ne sait jamais quand le joindre.
Après : deux matinées de travail de fond protégées, des réunions regroupées l’après-midi, trois créneaux messages par jour et une permanence fixe pour l’équipe.
Ce que ça change : le dossier avance en journée, et l’équipe sait quand trouver son manager.
Exemple pédagogique fictif.
Semaine type en time blocking
Voici la semaine type issue de l’exemple ci-dessus. Adaptez les horaires à votre chronotype et à vos contraintes fixes.
| Créneau | Lundi à vendredi | Type de bloc |
|---|---|---|
| 8 h 30 – 9 h | Messages et rappel des 3 priorités | Messages |
| 9 h – 11 h | Mardi et jeudi : dossier de fond ; lundi : point d’équipe ; mercredi et vendredi : entretiens individuels | Travail de fond ou équipe |
| 11 h – 11 h 30 | Messages | Messages |
| 11 h 30 – 12 h 30 | Imprévus | Marge |
| 14 h – 16 h | Réunions regroupées | Réunions |
| 16 h – 16 h 30 | Messages | Messages |
| 16 h 30 – 17 h 30 | Permanence ouverte à l’équipe | Disponibilité |
| 17 h 30 – 18 h | Bilan du jour et 3 priorités du lendemain | Planification |
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Comment gérer les interruptions ?
Pour limiter les interruptions, regroupez les messages, coupez les notifications pendant le travail de fond et proposez à l’équipe des créneaux de disponibilité fixes. Certaines interruptions viennent aussi de vous-même.
Leur coût est réel, même quand le travail semble avancer. L’étude de Gloria Mark, Daniela Gudith et Ulrich Klocke, « The cost of interrupted work: more speed and stress » (CHI 2008), montre que les personnes interrompues finissent plus vite, sans perte de qualité, mais avec plus de stress, de frustration et de pression.
| Source d’interruption | Effet | Parade |
|---|---|---|
| Messagerie instantanée | Attention fragmentée en continu | Statut « concentré » pendant les blocs de fond |
| E-mails | Réflexe de vérification permanente | Deux ou trois créneaux de traitement par jour |
| Sollicitations de l’équipe en direct | Travail de fond haché | Permanence à heure fixe, sauf urgence réelle |
| Réunions imprévues | Blocs écrasés | Blocs visibles dans l’agenda partagé, marges pour l’imprévu |
| Notifications | Sollicitations sans valeur ajoutée | Notifications coupées pendant le travail de fond |
| Auto-interruptions | Passage d’une tâche à l’autre | Une seule tâche par bloc, idées notées pour plus tard |
Comment organiser le temps de toute l’équipe ?
Le temps du manager dépend de celui de l’équipe. Posez donc des règles collectives : plages sans réunion, règles d’usage des canaux, réunions courtes avec ordre du jour et disponibilité à heures fixes.
- Des plages sans réunion : par exemple une matinée par semaine, pour toute l’équipe.
- Des règles d’usage des canaux : l’urgent par téléphone, le reste par écrit, sans réponse immédiate attendue.
- Des réunions courtes : un ordre du jour, une durée annoncée, une décision en sortie.
- Une disponibilité à heures fixes : l’équipe sait quand trouver son manager.
Ces règles rejoignent un cadre légal. Le droit à la déconnexion figure à l’article L2242-17 du Code du travail : à défaut d’accord, l’employeur élabore une charte après avis du CSE, comme le détaille le focus juridique de l’INRS sur le droit à la déconnexion.
Chez Schoolab, organisme de formation certifié Qualiopi basé à Paris, nous observons dans nos ateliers que la règle collective la plus efficace est souvent la plus simple : une matinée sans réunion par semaine.
👉 Pour aller plus loin : les repères essentiels de gestion de projet.
Checklist : 10 réglages pour reprendre la main sur votre agenda dès lundi
Cette checklist prête à l’emploi se met en place en une heure, le vendredi après-midi, pour une semaine différente dès lundi.
- Repérez vos 2 pics de concentration de la journée.
- Bloquez 2 plages de travail de fond par semaine, sur ces pics.
- Regroupez vos réunions sur des demi-journées dédiées.
- Fixez 3 créneaux messages par jour.
- Coupez les notifications pendant le travail de fond.
- Choisissez 3 priorités la veille au soir.
- Laissez une marge chaque jour pour l’imprévu.
- Annoncez une permanence à votre équipe.
- Raccourcissez vos réunions et demandez un ordre du jour.
- Faites le bilan chaque vendredi : qu’est-ce qui a tenu, qu’est-ce qui a sauté ?
Comment Schoolab forme vos managers à la gestion du temps
Schoolab, organisme de formation certifié Qualiopi basé à Paris, propose la formation Gestion du temps : une demi-journée pour reprendre la main sur son agenda et ses priorités.
- Durée : ½ journée (3 h).
- Format : présentiel ou distanciel.
- Public : managers, chefs de projet, collaborateurs.
- Jauge : jusqu’à 12 participants.
- Organisation : intra-entreprise, adaptable sur mesure.
La session couvre quatre thèmes :
- Le chronotype : identifier son rythme et organiser son agenda selon ses pics d’énergie.
- La priorisation : hiérarchiser ses tâches et structurer une liste utile.
- Le time blocking : construire son agenda en blocs.
- La gestion des interruptions : faire face aux imprévus et aux échéances sans surcharge.
À l’issue de la session, vos managers savent :
- repérer leurs heures de concentration ;
- prioriser leurs tâches avec des critères clairs ;
- structurer leur agenda en blocs ;
- gérer les échéances individuelles et collectives ;
- limiter l’impact des interruptions et des imprévus.
Pas de cas d’école : chaque participant travaille sur sa semaine réelle et repart avec son agenda reconstruit. Les règles d’équipe sont co-construites, avec des formateurs venus du terrain.
Pour aller plus loin, combinez-la avec la formation Gestion de projet (1 jour), ou découvrez les soft skills à former en priorité. Les compétences acquises peuvent aussi être valorisées par un badge numérique vérifiable en ligne.
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FAQ : formation gestion du temps
Le time blocking consiste à découper son agenda en blocs réservés à un type d’activité : travail de fond, réunions, traitement des messages, marges pour l’imprévu. Au lieu de laisser l’agenda se remplir au fil des demandes, on protège à l’avance du temps pour ce qui compte. La méthode a notamment été popularisée par Cal Newport.
Commencez par distinguer l’urgent de l’important avec la matrice d’Eisenhower : faites l’urgent et important, planifiez l’important non urgent, déléguez l’urgent non important et abandonnez le reste. Choisissez ensuite 3 priorités par jour, dont au moins une importante non urgente. Enfin, osez dire non ou proposer un autre délai.
La formation Gestion du temps de Schoolab dure une demi-journée, soit 3 heures, en présentiel ou en distanciel. Elle s’adresse aux managers, chefs de projet et collaborateurs, en intra-entreprise, jusqu’à 12 participants. Elle couvre le chronotype, la priorisation, le time blocking et la gestion des interruptions, à partir de la semaine réelle de chaque participant.
Le chronotype est la préférence biologique d’une personne pour certaines heures d’activité et de sommeil. Certains se concentrent mieux tôt le matin, d’autres en fin de journée. Pour en tenir compte, repérez vos moments de concentration facile pendant une semaine, puis placez-y vos tâches exigeantes, et gardez réunions et tâches simples pour vos creux.
Regroupez le traitement des messages sur deux ou trois créneaux par jour, coupez les notifications pendant le travail de fond et proposez à votre équipe une permanence à heure fixe. Rendez vos blocs visibles dans l’agenda partagé. Une étude présentée à la conférence CHI en 2008 montre que les interruptions augmentent le stress et la frustration.
En résumé : une formation à la gestion du temps pour reprendre la main
Une formation à la gestion du temps aide un manager à protéger le travail qui compte, sans travailler plus tard le soir. Placez vos tâches exigeantes sur vos pics de concentration, triez l’urgent de l’important, construisez votre semaine en blocs et regroupez messages et réunions. Surtout, posez des règles avec votre équipe : la gestion du temps est aussi un sujet collectif.
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